Gérer les accès de votre équipe : qui peut tamponner quoi

Le contrôle d'accès est la gestion des permissions qui détermine ce que chaque membre du cabinet — associé, collaborateur, secrétaire, stagiaire — peut faire avec les outils numériques. La gestion des accès dans un cabinet d'avocats est une exigence à la fois organisationnelle, déontologique et réglementaire. Le Règlement Intérieur National (RIN) définit clairement les rôles au sein d'un cabinet : l'associé supervise, le collaborateur rédige, le secrétariat prépare les dossiers. Les outils numériques doivent refléter cette hiérarchie, comme le recommande le Conseil national des barreaux (CNB). Sans contrôle des accès, n'importe quel membre de l'équipe peut modifier les paramètres de tamponnage, changer le format de numérotation ou utiliser un tampon qui n'est pas le sien. La traçabilité est aussi un enjeu au regard du RGPD : qui a tamponné quoi, quand et avec quels paramètres. En cas de problème ou de contentieux sur la numérotation d'un dossier, vous devez pouvoir identifier l'origine de chaque action. Un système de rôles structuré répond à ces trois exigences simultanément.

Le système de rôles Avocachet est une architecture d'accès à 4 niveaux conçue pour les cabinets d'avocats de toutes tailles. Le rôle Propriétaire donne un contrôle total sur l'équipe, les abonnements et les tampons. Il est réservé aux associés gérants et limité à un seul utilisateur par équipe. Le rôle Administrateur permet de gérer les membres de l'équipe et de modifier les tampons partagés. Il est destiné aux associés non-gérants ou aux responsables administratifs du cabinet. Le rôle Manager donne accès à tous les outils et à la visibilité sur l'activité de l'équipe. Il convient aux collaborateurs seniors qui supervisent des dossiers. Le rôle Lecteur permet d'utiliser les outils de base comme le tamponnage et la compression, mais pas de modifier les paramètres du cabinet. Il est conçu pour les collaborateurs juniors, les stagiaires et le secrétariat juridique qui ont besoin de tamponner des pièces sans accéder à la configuration.

Le tampon d'équipe est un modèle de marquage centralisé, configuré une fois par un administrateur et appliqué automatiquement par tous les membres du cabinet sans possibilité de modification individuelle. Vous pouvez créer plusieurs tampons adaptés à différents contextes : un tampon principal avec le nom du cabinet et la référence du dossier pour les communications officielles, un tampon simplifié pour les pièces internes à usage de travail, et un tampon spécial pour les communications avec le greffe respectant les conventions de la juridiction. Chaque tampon peut inclure le logo du cabinet, le numéro SIRET et les mentions obligatoires. La cohérence visuelle est garantie sur tous les documents produits par l'équipe, quel que soit le collaborateur qui effectue le tamponnage. Cette centralisation élimine les discussions récurrentes sur le format et les disparités entre les dossiers traités par différents membres du cabinet.

Le système de sièges est un modèle de facturation où chaque licence individuelle permet à un membre de l'équipe d'accéder aux outils premium de la plateforme. Le propriétaire du compte attribue les sièges aux membres de l'équipe depuis le tableau de bord d'administration. Un collaborateur qui quitte le cabinet libère automatiquement son siège, qui peut être réattribué au suivant sans surcoût. Cette flexibilité permet d'ajouter des sièges temporaires pour les périodes de forte activité — accueil de nouveaux stagiaires, renforts ponctuels sur un dossier volumineux — sans engagement long terme. Le forfait Pro à 12 € par mois et par siège inclut le tamponnage illimité, la compression avancée et le filigrane de confidentialité. Le forfait Gratuit permet d'utiliser les outils de conversion et d'édition PDF sans siège payant, offrant une porte d'entrée accessible pour tester la plateforme avant de souscrire.