Portail client sécurisé : recevez les pièces de vos clients sans email

La collecte de pièces par email est le processus inefficace de réception de documents clients via des pièces jointes dispersées dans plusieurs fils de conversation, sans suivi ni centralisation. Le portail client sécurisé est une alternative à l'email pour la collecte structurée de documents juridiques. L'email n'a jamais été conçu pour cette fonction : il n'offre ni suivi de dépôt, ni confirmation de réception, ni centralisation des fichiers reçus. Le client ne sait jamais si son document est bien arrivé dans les mains de son avocat. Les pièces se retrouvent dispersées dans la boîte mail du cabinet : un contrat dans un fil de discussion, une attestation dans un autre, un scan perdu dans un échange de 47 messages. Reconstituer le dossier complet prend un temps considérable. Les risques de sécurité des données sont aussi réels : un email transféré par erreur expose les pièces jointes, un fichier reste indéfiniment sur un serveur de messagerie externe et un lien WeTransfer expire sans prévenir. La CNIL rappelle que la transmission de données personnelles par email non chiffré constitue un risque au regard du RGPD.

Le portail client est un espace de dépôt sécurisé accessible via un lien unique. Avec Avocachet, vous créez un portail en un clic depuis votre tableau de bord. Vous nommez le portail (par exemple « Dossier Dupont – Divorce ») et envoyez le lien à votre client par email, SMS ou messagerie. Le client clique sur le lien et accède à une page épurée avec une zone de glisser-déposer. Il dépose ses documents sans inscription et sans mot de passe. Chaque fichier déposé est immédiatement stocké dans votre espace sécurisé et chiffré. Vous recevez une notification dans votre récapitulatif quotidien. Le client voit la liste de ses dépôts avec une confirmation visuelle pour chaque fichier transmis. Plus besoin de relancer votre client par email ni de fouiller dans votre boîte de réception. Tout est centralisé, horodaté et accessible en un clic. Les documents reçus sont prêts à être tamponnés et intégrés au bordereau de pièces.

Le workflow de collecte est la séquence en trois étapes qui connecte le dépôt de documents par le client à leur intégration dans le dossier de l'avocat. Vous ouvrez votre tableau de bord et cliquez sur « Créer un portail ». Vous lui donnez un nom descriptif — par exemple « Dossier Dupont – Divorce » — et éventuellement une date d'expiration pour les collectes ponctuelles. Avocachet génère un lien sécurisé protégé par un token unique. Vous copiez ce lien et l'envoyez à votre client par email, SMS ou messagerie instantanée. Le client clique sur le lien et arrive sur une page épurée avec une zone de glisser-déposer, sans inscription ni mot de passe requis. Il glisse ses fichiers et voit la confirmation de chaque dépôt. Vous retrouvez les documents dans votre portail, prêts à être téléchargés, tamponnés et intégrés au bordereau de pièces. L'ensemble du processus prend moins d'une minute côté avocat et quelques secondes côté client.

Le token de portail est un identifiant unique et cryptographiquement non devinable qui protège l'accès à l'espace de dépôt : sans le lien complet contenant ce token, personne ne peut accéder au portail ni visualiser son contenu. Les documents sont stockés dans un espace privé chiffré, séparé des fichiers publics. Vous gardez le contrôle total : activez ou désactivez un portail à tout moment, définissez une date d'expiration pour les collectes temporaires et supprimez les documents quand le dossier est clos. Le portail respecte le RGPD et le principe de minimisation des données : aucun compte client n'est créé, aucune donnée personnelle n'est stockée au-delà du strict nécessaire et la suppression est possible à tout moment. Cette architecture de sécurité garantit que vos clients peuvent déposer leurs pièces en toute confiance, sachant que seuls les avocats autorisés ont accès aux documents versés.